Wat is er belangrijker voor een geslaagde vakantie: een goede reis, of een fantastische bestemming? Waarschijnlijk het laatste – althans, ik heb nog nooit iemand gehoord die zei dat een vakantie gekozen werd “omdat de reis ernaartoe zo mooi is”. We mogen er ook vanuit gaan dat een reis, met de auto of met het vliegtuig, voorspelbaar is en dat bv de piloot weet hoe ie het vliegtuig veilig aan de grond krijgt. Echt zorgen maken (behalve dan op tijd op Schiphol zijn) hoeven we ons niet en alle tijd vooraf kunnen we steken in het vinden van de juiste bestemming.

Afgelopen week hield ik me bezig met het beantwoorden van een marktconsultatie voor een middelgrote outsourcing. Een pak informatie en een lijst met vragen die zich voornamelijk richten op FMO: hoe denkt de markt dat de outsourcing er uit ziet. Van verschillende sourcingsmodellen (All in one, multi-bundle of consortium), tot de wijze kavels inrichten (technology, business units). Er wordt duidelijk tijd besteedt aan de wijze waarop de outsourcing er straks uitziet: de eindbestemming.

Aan het einde van de lijst stonden nog een viertal vragen: hoe denkt u over de transitie en wat is de beste transitie methode. De vragen over “de reis er naar toe” staan in een schril contrast met het aantal vragen over de eindbestemming. Dat is begrijpelijk (en herkenbaar), maar hiermee wordt het eerste grote risico geïntroduceerd: de outsourcing mislukt, omdat men nooit bij FMO is aangekomen en halverwege de transitie de reis moest staken.

Na jaren aan de supplierkant gewerkt te hebben durf ik te stellen dat suppliers over het algemeen meer tijd en aandacht besteden aan een optimale eindsituatie, dan het goed voorbereiden en uitvoeren van een transitie. Dat is overigens ook niet heel raar, want de core business is vaak het kostenefficiënt en -effectief draaien van een operatie. Niet het dagelijks uitvoeren van een transitie. En in tegenstelling tot de vliegreis naar het tropische eiland, is een transitie een complex ding, vereist het specifieke kennis en kunde vanuit zowel de business als suppliers. Een consistente aanpak, met de flexibiliteit om aan te sluiten op de behoefte vanuit de business en kennis van specifieke business services (ja, dus niet de IT services), zijn vereisten om de reis succesvol af te leggen.

En het is overigens niet alleen aan de supplier te verwijten dat een transitie wordt gezien als een “moetje” waar weinig aandacht aan wordt besteed. Ook organisaties die aan de vooravond staan baseren een keuze voor outsourcing, net zoals een vakantie, op de eindbestemming waar service, prijs, en value for money belangrijke triggers zijn. Het zijn dus ook de organisatie die te weinig het belang van een vlekkeloze reis onderkennen, geen nauwelijks of geen eisen stellen aan een transitie, laat staan dat er (zoals bij waarschijnlijk ieder ander project wel het geval is) een heldere en sluitende business case wordt geformuleerd.

Door een transitie te behandelen als aparte service, waar specifieke business requirements in een goede business case gegoten worden, blijven kosten en opbrengsten transparant en valt er iets te sturen. De afgelopen jaren stonden vooral in het teken van “succesvolle en minder succesvolle outsourcings”, hopelijk wordt 2011 het jaar van gestroomlijnde transities en transformaties!